5 Tips voor gedragen besluitvorming in je team

Maak je dat ook wel eens mee: je dacht duidelijke afspraken te hebben gemaakt in je team en toch worden ze niet nagekomen. We zeggen ja en doen nee. Hoe kan je dat voorkomen?

Het zou zomaar kunnen zijn dat je een paar signalen hebt gemist bij het bespreken en maken van de afspraken. Daarom 5 tips om gedragen besluitvorming te krijgen:

1. Ga niet uit van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Dat is op korte termijn lekker makkelijk en je schiet goed op, maar op de iets langere termijn kan het nogal eens tot gedoe en vertraging leiden. Als je iemand niet hebt gehoord of de ‘instemming’ was nogal impliciet, vraag dan expliciet naar diens mening, standpunt, gevoel bij het onderwerp of de afspraak.
2. Let op non-verbaal gedrag. Het grootste deel van onze communicatie is non-verbaal, zoals bijvoorbeeld zuchten, rollende ogen, opgetrokken wenkbrauwen, een lachje terwijl er eigenlijk niets te lachen valt (vaak integendeel…), een veelbetekenende blik naar een collega en dergelijke. Misschien betekent het niets, maar meestal wel. Vragen kan dus ook hier geen kwaad. Sterker, het helpt misverstanden te voorkomen.
3. Let op vertragende tactieken als ‘ik weet het nog niet’, ‘moeten we daar niet eerst toestemming voor hebben van ……’, ‘dat hebben we al eens geprobeerd’, en dergelijke.
4. Durf je gevoel te benoemen. Soms blijft ook in tweede instantie een duidelijke reactie achterwege. Als je gevoel zegt dat er bijvoorbeeld twijfel, weerstand of geen volledig commitment bij een ander is, benoem dat en vraag of dat gevoel terecht is. En check eens of er meerdere personen zijn die dat herkennen.
5. En als dan toch blijkt dat afspraken niet zijn nagekomen, roep mensen niet op het matje. Begin liever eerst eens een paar vragen te stellen om de ander te begrijpen. In plaats van de ander jou te laten begrijpen. Bijvoorbeeld welke signalen je hebt gemist die er op wezen dat het commitment van je collega niet optimaal was. En wie weet zat daar een kern van waarheid in die het besluit nog beter had kunnen maken.

Tenslotte, als het nog niet zo vanzelfsprekend of makkelijk is om in je team aandacht te hebben voor dit soort interventies, vraag dan eens iemand die daar gevoel voor heeft en geen onderdeel is van het team om jullie hierbij te helpen. Je zult zien dat de effectiviteit van de samenwerking met sprongen vooruit gaat!